19 januari 2020

Zeven tips voor vlotte en effectieve vergaderingen

Photo by Mario Gogh on Unsplash

In menig organisatie wordt veel tijd besteed aan onnodige vergaderingen die te lang duren. Er zijn vaak te veel mensen aanwezig die weinig bijdragen of te lang blijven praten. Of men dwaalt volkomen af van het oorspronkelijke onderwerp van de vergadering.

In dit artikel geef ik je zeven tips voor snelle en effectieve vergaderingen waarvan de praktijk uitgewezen heeft dat ze werken.

1. Is de vergadering echt noodzakelijk?

Denk na of een bepaald onderwerp een vergadering rechtvaardigt. In veel gevallen kunnen problemen worden besproken via e-mail, een telefoongesprek of in een één op één ontmoeting. Zelfs als het een terugkerende vergadering is, kun je ervoor kiezen om deze te annuleren als er niets urgents is om te bespreken.

2. Het onderwerp moet helder zijn

Zorg ervoor dat het onderwerp van de vergadering heel duidelijk is. Vraag de deelnemers zich voor te bereiden en zorg ervoor dat alle benodigde informatie beschikbaar is tijdens de vergadering.
Laat indien nodig, experts van verschillende teams vooraf met elkaar praten en met voorstellen komen die kunnen worden besproken. Probeer nooit een ingewikkeld probleem in een vergadering op te lossen. Je kunt dan beter een workshop plannen.

3. Alleen relevante personen

Zorg ervoor dat alleen de relevante mensen zijn uitgenodigd. Iedereen die geen specifieke taak of verantwoordelijkheid heeft, hoeft niet in de vergadering aanwezig te zijn. Wees daar heel streng in. Meer mensen betekent meestal langere vergaderingen. Sta mensen toe de vergadering te verlaten als ze daar niet langer nodig zijn, bijvoorbeeld omdat ze hun zegje al hebben gedaan.

4. Wees voorbereid

Regel je zaakjes van tevoren, zorg ervoor dat de kamer geboekt is en dat alles werkt. Zoals telefoons, schermen, teleconferentieapparatuur, enzovoort. Zorg er ook voor dat informatie zoals telefoonnummers, internetadressen en inloggegevens zijn gedeeld met alle deelnemers.
Sta geen laptops toe op de vergadertafel, dit leidt mensen af ​​en vormt een barrière tussen de deelnemers.

5. Begin op tijd

Probeer lange vergaderingen te vermijden. Hooguit een uur, daarna verliezen mensen de focus en denken ze al aan hun volgende vergadering. Of men begint te friemelen met telefoons en pennen. Houd een strikt tijdschema aan. Als mensen te laat zijn, wacht dan niet op hen. Herhaal ook niet wat al is gezegd als mensen later binnenkomen. Dat is respectloos en saai voor de mensen die wel op tijd zijn gekomen. Dit is vervelend weliswaar pech voor de mensen die te laat zijn. Hopelijk motiveert dit om de volgende keer op tijd te zijn.

6. Blijf op koers

Blijf bij het oorspronkelijke onderwerp van de vergadering. Alles wat geen verband houdt met het onderwerp van de vergadering moet buiten de vergadering worden besproken (‘laten we dit offline nemen’). Je kunt altijd een afzonderlijke vergadering organiseren als het onderwerp belangrijk genoeg is. Stel een voorzitter aan die de vergadering op tijd en op koers kan houden.

7. Leg dingen vast maar overdrijf niet

Maak aantekeningen, uitgebreide notulen zijn meestal niet nodig. De belangrijkste informatie is de actielijst. Controleer aan het einde van de vergadering of alles op de lijst staat, hoe eenvoudiger hoe beter. Stuur na de vergadering onmiddellijk een e-mail met de actiepunten naar alle deelnemers, anders bestaat de kans dat je vergeet wat er besproken is.

Voeg reactie toe

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

Uncomplicate

Latest videos